مدیریت پیمانکاران و فرآیند HSE راهنمای نهایی برای ایمنی و کارایی

مقدمه‌ای جامع بر مدیریت پیمانکاران و فرآیند HSE

در دنیای پیچیده و به هم‌پیوسته صنعت امروز، سازمان‌ها به طور فزاینده‌ای برای اجرای بخشی از فعالیت‌ها یا حتی پروژه‌های اصلی خود، به پیمانکاران متکی هستند. این وابستگی اگرچه مزایایی چون تخصص‌محوری و انعطاف‌پذیری را به همراه دارد، اما چالش‌های عمده‌ای نیز در حوزه ایمنی، بهداشت و محیط‌زیست (HSE) ایجاد می‌کند.

یک حادثه یا نقض استانداردهای زیستمحیطی توسط پیمانکار، می‌تواند مستقیماً به اعتبار، عملکرد مالی و اجتماعی سازمان کارفرما آسیب برساند. از این رو، مدیریت پیمانکاران و فرآیند HSE به عنوان یک رکن اساسی و اجتناب‌ناپذیر در حکمرانی شرکتی و مدیریت ریسک سازمان‌های پیشرو تبدیل شده است.

مدیریت پیمانکاران و فرآیند HSE فراتر از انعقاد یک قرارداد ساده و نظارت اولیه است. این مفهوم، بیانگر یک چارچوب نظام‌مند، فعال و مشارکتی است که از مرحله انتخاب و ارزیابی اولیه پیمانکاران آغاز شده و در طول اجرای کار و حتی پس از خاتمه قرارداد نیز ادامه می‌یابد.

هسته مرکزی این فرآیند، اطمینان از این موضوع است که پیمانکاران نه تنها متعهد به رعایت الزامات قانونی و قراردادی هستند، بلکه فرهنگ و استانداردهای HSE سازمان کارفرما را به طور کامل درک کرده و در عملیات خود پیاده‌سازی می‌کنند. بنابراین، اثربخشی مدیریت پیمانکاران و فرآیند HSE در گرو یکپارچه‌سازی کامل آن‌ها در سیستم مدیریت HSE سازمان اصلی است.

اجرای موفق مدیریت پیمانکاران و فرآیند HSE مستلزم همکاری دوسویه و تعریف شفاف نقش‌ها و مسئولیت‌ها است. از یک سو، سازمان کارفرما موظف است با ارائه آموزش‌های لازم، نظارت مستمر، ممیزی‌های دوره‌ای و ایجاد بسترهای ارتباطی مؤثر، پیمانکاران را توانمند و همراه سازد.

از سوی دیگر، پیمانکاران نیز باید مسئولیت اقدامات خود و نیروی کار تحت اختیارشان را به طور کامل بپذیرند و اثبات کنند که قادر به حفظ و ارتقای استانداردهای مورد انتظار هستند. این تعامل سازنده، کلید تبدیل تهدیدات بالقوه به فرصت‌هایی برای بهبود مستمر در تمامی سطوح است.

در نهایت، رویکرد نوین به مدیریت پیمانکاران و فرآیند HSE، آن را به عنوان یک سرمایه‌گذاری استراتژیک می‌نگرد. سازمان‌هایی که این فرآیند را به جدیت پیگیری می‌کنند، نه تنها از بروز حوادث پرهزینه، توقف پروژه و خسارات reputational جلوگیری می‌کنند، بلکه با جذب و حفظ پیمانکاران دارای صلاحیت و متعهد، بهره‌وری، کیفیت کار و مزیت رقابتی خود را افزایش می‌دهند.

در حقیقت، مدیریت پیمانکاران و فرآیند HSE پلی است بین تعهدات اخلاقی سازمان و دستیابی به اهداف تجاری پایدار، که غفلت از آن می‌تواند پیامدهای جبران‌ناپذیری به همراه داشته باشد. آیا تا به حال فکر کرده‌اید چه چیزی یک سایت صنعتی عظیم را مانند یک ماشین دقیق و روغن‌کاری شده نگه می‌دارد؟ این فقط ماشین‌آلات سنگین یا فناوری پیشرفته نیست؛ این مردم هستند.

و اغلب، بخش قابل توجهی از این افراد حتی کارمندان مستقیم شما نیستند. آن‌ها پیمانکاران هستند. مدیریت این تیم‌های خارجی در حالی که اطمینان حاصل می‌کنید همه در امان هستند، یک وظیفه عظیم است. اینجاست که مدیریت پیمانکاران و فرآیند HSE (بهداشت، ایمنی و محیط زیست) وارد عمل می‌شود. این ستون فقرات تعالی عملیاتی است که تضمین می‌کند بهره‌وری به قیمت جان انسان‌ها یا آسیب به محیط زیست تمام نشود. بیایید عمیقاً به این موضوع حیاتی بپردازیم و پیچیدگی‌ها، استراتژی‌ها و ضرورت‌های مدیریت پیمانکاران در چارچوبی قوی از HSE را باز کنیم.

مدیریت پیمانکاران چیست؟

مدیریت پیمانکاران فرآیند سیستماتیک مدیریت کارهای برون‌سپاری شده و ارائه‌دهندگان خدماتی است که به نمایندگی از شما کار انجام می‌دهند. آن را مانند دعوت کردن یک مهمان به خانه خود تصور کنید. شما می‌خواهید او احساس خوشامدگویی کند، اما شما هم قوانینی دارید—بدون کفش در فرش، به گلدان گران‌قیمت دست نزن، و لطفاً هنگام خروج در را قفل کن. در یک محیط شرکتی یا صنعتی، سهام بسیار بالاتر از یک فرش کثیف یا یک گلدان شکسته است.

مدیریت پیمانکاران شامل همه چیز از انتخاب فروشنده مناسب، بررسی سوابق ایمنی آن‌ها، استقرار (Onboarding)، نظارت بر کار آن‌ها و در نهایت ارزیابی عملکردشان می‌شود. این یک چرخه است. اگر یک مرحله را از دست بدهید، کل چرخه می‌تواند فروبپاشد و منجر به حوادث، تاخیرها و زیان‌های مالی شود.

چرا این موضوع تا این حد حیاتی است؟

چرا این همه هیاهو؟ مگر نمی‌توانیم صرفاً یک پیمانکار را استخدام کنیم، قراردادی امضا کنیم و بگذاریم کارشان را انجام دهند؟ خب، می‌توانید، اما در واقعیت دارید با آتش بازی می‌کنید. آمارها به طور مداوم نشان می‌دهند که تعداد نامتناسبی از حوادث محل کار شامل پیمانکاران می‌شود. چرا؟ زیرا ممکن است آن‌ها خطرات خاص سایت شما را ندانند، ممکن است برای تمام کردن کار عجله داشته باشند، یا ممکن است به سادگی استانداردهای ایمنی متفاوتی نسبت به شما داشته باشند.

مدیریت موثر پیمانکاران این شکاف را پر می‌کند. این تضمین می‌کند که هر کسی که پایش را به سایت شما می‌گذارد، چه برای یک روز و چه برای یک سال، فرهنگ ایمنی شما را درک می‌کند و به استانداردهای HSE شما پایبند است. این در مورد ایجاد یک محیط ایمنی یکپارچه است که در آن تمایز بین "کارمندان شما" و "کارمندان آن‌ها" محو می‌شود و فقط "کارگران ایمن" باقی می‌مانند.

فرآیند HSE: فراتر از مخفف‌ها

قبل از اینکه ادامه دهیم، بیایید HSE را رمزگشایی کنیم. بهداشت، ایمنی و محیط زیست. این موضوع شرکتی و خشک به نظر می‌رسد، اما در واقع در مورد زندگی است. بهداشت رفاه جسمی و روانی کارگران را پوشش می‌دهد. ایمنی بر پیشگیری از حوادث و آسیب‌ها تمرکز دارد. محیط زیست تضمین می‌کند که عملیات به سیاره‌ای که در آن زندگی می‌کنیم آسیب نرساند.

وقتی در مورد فرآیند HSE در زمینه پیمانکاران صحبت می‌کنیم، در واقع در مورد ادغام این سه ستون در هر تعاملی که با شرکای خارجی خود دارید صحبت می‌کنیم. کافی نیست که *شما* سبز و ایمن باشید؛ پیمانکاران شما نیز باید باشند. تصادف آن‌ها *تصادف شما* است. ریخت مواد محیط‌زیستی آن‌ها *کابوس روابط عمومی شما* است.

گام ۱: انتخاب

سفر مدت‌ها قبل از اینکه پیمانکار پایش را به سایت شما بگذارد، آغاز می‌شود. این در میز مذاکره شروع می‌شود. این مرحله (Pre-qualification) است. تصور کنید در حال ساختن یک تیم ابرقهرمانی هستید. شما هر کسی را از خیابان برنمی‌دارید؛ شما پیش‌زمینه، قدرت‌ها و تاریخچه آن‌ها را بررسی می‌کنید.

در دنیای HSE، این به معنای درخواست از پیمانکاران بالقوه برای ارسال آمار ایمنی، نرخ حوادث و سیاست‌های ایمنی خود است. شما باید عمیق شوید. آیا آن‌ها یک افسر ایمنی اختصاصی دارند؟ نرخ حوادث قابل ثبت کلی (TRIR) آن‌ها چقدر است؟ آیا در پنج سال گذشته مورد فوت داشته‌اند؟

این فرآیند بررسی، خط اول دفاعی شماست. این ارائه‌دهندگان پرخطر را قبل از اینکه تبدیل به مسئولیت شوند، فیلتر می‌کند. لحن را تنظیم می‌کند. وقتی یک پیمانکار می‌بیند که شما سوابق ایمنی او را جدی می‌گیرید، فوراً درک می‌کند که ایمنی در تاسیسات شما غیرقابل مذاکره است.

اهمیت احتیاط لازم (Due Diligence)

احتیاط لازم فقط یک واژه مد نیست؛ سپر قانونی شماست. اگر حادثه‌ای رخ دهد و مشخص شود که شما پیمانکاری را استخدام کرده‌اید که سابقه بی‌توجهی دارد، ممکن است شما مسئول شناخته شوید. با مستندسازی دقیق فرآیند پیش‌واجدگیری خود، ثابت می‌کنید که هر گام منطقی را برای تضمین ایمنی برداشته‌اید. این در مورد انجام تکلیف خود است تا بتوانید با خیال راحت بخوابید.

گام ۲: قرارداد: تعبیه الزامات HSE

پس از اینکه پیمانکار را انتخاب کردید، گام بعدی قرارداد است. این فقط در مورد پول نیست؛ در مورد انتظارات است. قرارداد کتاب قانون است. باید الزامات HSE را به صراحت بیان کند.

آیا پیمانکار باید تجهیزات حفاظت فردی (PPE) خود را ارائه دهد؟ رویه‌های گزارش‌دهی برای شبه‌حوادث (Near-misses) چیست؟ مجازات‌ها برای عدم رعایت مقررات چیست؟

با تعبیه این الزامات در توافق‌نامه قانونی، ایمنی را به یک تعهد قراردادی تبدیل می‌کنید. ایمنی را از یک "خوب بودن" به یک "ضرورت" تبدیل می‌کند. این تضمین می‌کند که یک انگیزه مالی و قانونی برای پیمانکار جهت اولویت دادن به HSE وجود دارد.

تعریف نقش‌ها و مسئولیت‌ها

ابهام دشمن ایمنی است. قرارداد باید به وضوح تعریف کند که چه کسی مسئول چه چیزی است. چه کسی آموزش را ارائه می‌دهد؟ چه کسی تجهیزات را بازرسی می‌کند؟ چه کسی عملیات را متوقف می‌کند اگر شرایط ناایمن شود؟ وقتی نقش‌ها مبهم باشند، امور از درزها به بیرون می‌لغزند. تعاریف روشن تضمین می‌کند که همه نقش خود را در پازل ایمنی می‌دانند.

گام ۳: برنامه‌ریزی پیش از کار و ارزیابی ریسک

خب، کارهای اداری تمام شد. اکنون نوبت برنامه‌ریزی است. قبل از شروع کار، به یک برنامه محکم نیاز دارید. جایی که تحلیل ایمنی کار (JSA) یا تحلیل خطر کار (JHA) وارد می‌شود.

یک JSA را مانند تمرین لباس برای کار در نظر بگیرید. پیمانکار و تیم شما می‌نشینند و کار را گام‌به‌گام مرور می‌کنند. چه چیزی ممکن است در هر مرحله اشتباه پیش برود؟ چگونه آن ریسک‌ها را کاهش می‌دهیم؟

برای مثال، اگر پیمانکاری برای رنگ‌آمیزی یک قاب لوله در ارتفاع استخدام شده باشد، JSA خطر سقوط را شناسایی می‌کند. راهکار کاهش، استفاده از طناب‌های ایمنی و داربست خواهد بود. این موضوع ساده به نظر می‌رسد، اما این رویکرد سیستماتیک برای شناسایی خطرات جان‌ها را نجات می‌دهد.

سیستم مجوز کار (Permit to Work)

در صنایع پرخطر، نمی‌توانید صرفاً شروع به کار کنید. شما نیاز به اجازه دارید. این سیستم مجوز کار (PTW) است. این یک سیستم مستند و رسمی است که تضمین می‌کند کار به صورت ایمن انجام شود.

یک PTW فقط یک برگه اجازه نیست؛ این یک چک‌لیست ایمنی است. این تایید می‌کند که JSA انجام شده، جو برای کارهای گرم یا فضاهای بسته امن است و رویه‌های اضطراری در محل هستند. این یک مکث را اجباری می‌کند—لحظه‌ای از تامل—قبل از شروع کار پرخطر. آن مکث می‌تواند تفاوت بین یک روز معمولی و یک فاجعه باشد.

گام ۴: آموزش و استقرار (Induction)

می‌توانید بهترین برنامه‌های دنیا را داشته باشید، اما اگر کارگران در سطح زمین آن‌ها را نشناسند، بی‌فایده هستند. جایی که آموزش و استقرار وارد می‌شود.

استقرار فرآیند جهت‌دهی است. این صحبت "خوش آمدید به سایت ما" است. اما این فقط نشان دادن محل دستگاه قهوه نیست. این در مورد توضیح خطرات خاص سایت، آلارم‌های اضطراری، مسیرهای تخلیه اضطراری و قوانین سایت است.

آموزش خاصِ وظیفه

استقرار عمومی عالی است، اما کافی نیست. پیمانکاری که برای کار برقی استخدام شده نیاز به آموزش خاص در ایمنی برق دارد. اپراتور لیفتراک نیاز به گواهینامه دارد. شما باید تایید کنید که نیروی کار پیمانکار صلاحیت انجام وظایف خاص محول شده را دارد.

فقط به حرف آن‌ها اکتفا نکنید. گواهینامه‌ها را بخواهید. نحوه کار آن‌ها را تماشا کنید. صلاحیت، پول ایمنی است. بدون آن، سیستم شکست می‌خورد.

گام ۵: نظارت و سرپرستی

خب، کار شروع شده است. پیمانکار در سایت است. آیا فقط دور می‌شوید؟ اصلاً. این مرحله نظارت است. شما باید چشمتان به رویدادها باشد.

این به این معنی نیست که باید هر ثانیه بالای سر آن‌ها بایستید، اما نیاز به حضور دارید. بازرسی‌های منظم از سایت، ممیزی‌های ایمنی و "گشت‌زنی‌ها" ضروری هستند.

قدرت مشاهده

وقتی در سایت قدم می‌زنید، چه می‌بینید؟ آیا کارگران کلاه ایمنی خود را سر دارند؟ آیا آن‌ها JSA را رعایت می‌کنند؟ آیا میانبر می‌زنند؟

مشاهده ابزاری قدرتمند است. این به شما اجازه می‌دهد رفتارهای ناایمن را قبل از اینکه منجر به حوادث شوند، بگیرید. همچنین به پیمانکاران نشان می‌دهد که شما اهمیت می‌دهید. وقتی آن‌ها می‌بینند که شما برای ایمنی چک می‌کنید، احتمالاً هوشیارتر می‌مانند.

اقدامات اصلاحی

وقتی مشکلی را دیدید چه می‌کنید؟ اقدام می‌کنید. اگر کاربری را بدون طناب ایمنی دیدید، کار را متوقف می‌کنید. اگر ریختی دیدید، اطمینان حاصل می‌کنید که تمیز شود.

اقدامات اصلاحی باید فوری و مستند باشند. اگر اجازه دهید چیزهای کوچک لغزند، فرهنگ تساهل ایجاد می‌کنید. و تساهل می‌کشد.

گام ۶: ارتباط و بازخورد

ایمنی خیابان یک‌طرفه نیست. این یک گفتگو است. شما باید با پیمانکاران خود صحبت کنید، و مهم‌تر از آن، باید به آن‌ها گوش دهید.

پیمانکاران اغلب کسانی هستند که کار پرخطر را انجام می‌دهند. آن‌ها واقعیت‌های عملی را بهتر از هر کسی می‌دانند. ممکن است آن‌ها خطراتی را دیده باشند که شما از دست داده‌اید. کانال‌هایی ایجاد کنید تا آن‌ها بتوانند خطرات را گزارش دهند، پیشنهاداتی برای بهبود بدهند یا نگرانی‌ها را بدون ترس از تلافی مطرح کنند.

جلسات گفتگو

یکی از بهترین راه‌ها برای تقویت ارتباط، جلسات "گفتگو" است. این جلسات کوتاه و غیررسمی هستند که قبل از شروع شیفت یا یک وظیفه خاص برگزار می‌شوند. این فرصتی است تا روی یک موضوع ایمنی خاص، مانند "استرس گرما" یا "مدیریت مواد شیمیایی" تمرکز کنید. این موضوع ایمنی را در ذهن همه زنده نگه می‌دارد و بحث باز را تشویق می‌کند.

گام ۷: بررسی عملکرد و بهبود مستمر

کار تمام شد. پیمانکار در حال بستن وسایلش است. تمام شد؟ اصلاً. گام نهایی بررسی عملکرد است.

شما باید ارزیابی کنید که پیمانکار چقدر خوب کار کرده است. آیا آن‌ها الزامات HSE را برآورده کردند؟ آیا حادثه‌ای رخ داد؟ آن‌ها چگونه به حوادث پاسخ دادند؟

این حلقه بازخورد حیاتی است. این به شما کمک می‌کند تصمیم بگیرید که آیا می‌خواهید دوباره با این پیمانکار کار کنید یا خیر. همچنین به پیمانکار کمک می‌کند تا بهبود یابد. اگر به آن‌ها نگویید چه کار اشتباهی انجام داده‌اند، احتمالاً دفعه بعد همان کار را تکرار می‌کنند.

سیستم امتیازدهی منفی-مثبت

بسیاری از سازمان‌ها از سیستم کارت امتیازی استفاده می‌کنند. پیمانکاران بر اساس عملکرد ایمنی خود درجه‌بندی می‌شوند. عملکردکنندگان بالا درمان ترجیحی برای قراردادهای آینده را دریافت می‌کنند. عملکردکنندگان ضعیف ممکن است در لیست سیاه قرار گیرند. این یک بازار رقابتی برای ایمنی ایجاد می‌کند که همه را بهتر شدن سوق می‌دهد.

نقش فناوری در مدیریت پیمانکاران

ما در عصر دیجیتال زندگی می‌کنیم و HSE نیز در حال ارتقای تکنولوژیکی است. روزهای کمد پر از پرونده کاغذی و مجوزها و سوابق آموزشی گذشته است.

مجوز کار دیجیتال

سیستم‌های مدرن از تبلت‌ها و تلفن‌های هوشمند برای مدیریت مجوزها استفاده می‌کنند. این اطمینان حاصل می‌کند که دیداری در زمان واقعی دارید. می‌توانید دقیقاً ببینید چه کاری در کجا انجام می‌شود و چه کسی آن را تایید کرده است. این خطاها را کاهش می‌دهد و فرآیند را بدون به خطر انداختن ایمنی سرعت می‌بخشد.

تحلیل داده

تمام این داده‌ها بینش ایجاد می‌کنند. با تحلیل گزارش‌های حوادث، داده‌های بازرسی و امتیازات پیمانکاران، می‌توانید روندها را شناسایی کنید. آیا حوادث عمدتاً در سه‌شنبه‌ها رخ می‌دهند؟ آیا یک پیمانکار خاص به طور مداوم در بازرسی‌ها رد می‌شود؟ داده به شما اجازه می‌دهد از واکنشی به پیشگیرانه حرکت کنید. می‌توانید مشکل را قبل از وقوع اصلاح کنید.

دام‌های رایج برای اجتناب

حتی با بهترین نیت‌ها، ممکن است اشتباهاتی رخ دهد. در اینجا چند تله رایج برای مراقبت آورده شده است:

۱. ذهنیت "ما در برابر آن‌ها": رفتار با پیمانکاران به عنوان شهروندان درجه دو. آن‌ها بخشی از تیم شما هستند. با آن‌ها همان‌طور رفتار کنید.

۲. انطباق بر فرهنگ: تمرکز فقط روی تیک زدن خانه‌ها. انطباق کف است، نه سقف. شما به یک فرهنگ ایمنی نیاز دارید، نه فقط یک چک‌لیست ایمنی.

۳. نادیده گرفتن پیمانکاران کوچک: گاهی اوقات کوچک‌ترین کارها، مانند تعویض یک لامپ، بزرگترین خطرات را دارند. کارهای کوچک را از فرآیند معاف نکنید.

۴. عدم پیگیری: تنظیم قوانین اما اجرا نکردن آن‌ها. اگر بازرسی نکنید، آن‌ها احترام نمی‌گذارند.

آینده مدیریت پیمانکاران و HSE

آینده یکپارچه است. ما به سمت دنیایی در حرکت هستیم که در آن تمایز بین مدیریت ایمنی کارمند و پیمانکار یکپارچه است. ما ارزیابی‌های ریسک مبتنی بر هوش مصنوعی بیشتر، آموزش واقعیت مجازی بیشتر، و تمرکز بیشتر بر سلامت روان و رفاه خواهیم دید.

پایداری نیز بخش بزرگتری از HSE می‌شود. پیمانکاران بیشتر و بیشتر بر اساس ردپای محیط‌زیستی خود قضاوت خواهند شد، نه فقط رکورد ایمنی. آن‌ها مدیریت پسماند را چگونه انجام می‌دهند؟ اثر کربنی آن‌ها چیست؟

سازمان‌هایی که این تغییرات را می‌پذیرند، که مدیریت پیمانکاران را به عنوان یک مشارکت استراتژیک به جای یک معامله می‌بینند، کسانی خواهند بود که شکوفا می‌شوند. آن‌ها حوادث کمتر، بهره‌وری بالاتر و شهرتی برای تعالی خواهند داشت.

برای مدیریت یکپارچه و کارآمد پیمانکاران در چارچوب HSE، استفاده از راه‌کارهای نرم‌افزاری تخصصی مانند ماژول SRM سامانه پیمان شرکت ققنوس می‌تواند تحول‌آفرین باشد. این سامانه به آدرس phx.ir امکان مدیریت فرآیندهای ارزیابی، انتخاب، قرارداد، نظارت و پرداخت پیمانکاران را در یک بستر متمرکز و مطابق با استانداردهای HSE فراهم می‌کند.