سیستم مدیریت تامین کننده و خرید کالا و خدمات چیست و چرا به آن نیاز دارید؟
سیستم مدیریت تامین کننده و خرید کالا و خدمات: چیست و چرا به آن نیاز دارید؟
اگر صاحب کسب و کار یا مدیری هستید که کالاها و خدمات را از تامین کنندگان خریداری می کنید، می دانید که مدیریت موثر آنها چقدر پیچیده و زمان بر است. شما باید تامین کنندگان مناسب را برای هر خرید پیدا کنید که واجد شرایط باشند و بهترین قیمت ها و شرایط را انتخاب کنید، بر تحویل و کیفیت کالاها و خدمات نظارت کنید، فاکتورها را به موقع و دقیق پرداخت کنید و موارد دیگر. همه اینها می تواند بر کارایی عملیاتی، مقرون به صرفه بودن و رضایت مشتری تأثیر بگذارد.
به همین دلیل شما نیاز به سیستم مدیریت تامین کنندگان و خرید کالا و خدمات دارید. سیستم مدیریت تامین کننده و خرید کالا و خدمات یک راه حل نرم افزاری است که به شما کمک می کند تا کل فرآیند مدیریت تامین کننده و خرید خود را از منبع یابی و قرارداد تا پرداخت و ارزیابی خودکار و ساده کنید. یک سیستم مدیریت تامین کننده و خرید کالا و خدمات می تواند به شما کمک کند تا تامین کننده و فرآیند مدیریت خرید خود را بهبود بخشید، هزینه ها را کاهش دهید، کارایی را افزایش دهید و کیفیت و انطباق را تضمین کنید.
در این مقاله توضیح خواهیم داد که سیستم مدیریت تامین کننده و خرید کالا و خدمات چیست، چگونه کار می کند، استفاده از آن چه مزایایی دارد.
در پایان این مقاله، درک روشنی از این خواهید داشت که چرا سیستم مدیریت تامین کننده و خرید کالا و خدمات ابزاری حیاتی برای هر کسب و کاری است که می خواهد از تامین کننده و فرآیند مدیریت خرید خود نهایت استفاده را ببرد.
سیستم مدیریت تامین کننده و خرید کالا و خدمات چیست؟
سیستم مدیریت تامین کننده و خرید کالا و خدمات یک راه حل نرم افزاری است که به شما کمک می کند کل تامین کننده و چرخه عمر خرید خود را مدیریت کنید، از پیدا کردن و انتخاب تا پرداخت و ارزیابی.
یک سیستم مدیریت تامین کننده و خرید کالا و خدمات معمولاً ویژگی ها و عملکردهای زیر را ارائه می دهد:
– منبع یابی تامین کننده و تایید صلاحیت:
یک سیستم مدیریت تامین کننده و خرید کالا و خدمات به شما کمک می کند تا تامین کنندگان واجد شرایط را برای خرید خود با استفاده از معیارها و روش های مختلف مانند دسته بندی، رتبه بندی و غیره پیدا کنید. سیستم مدیریت تامین کننده و خرید کالا و خدمات نیز به شما کمک می کند تا با استفاده از ویژگی هایی مانند آپلود اسناد و غیره، اطلاعات، اسناد و پیشنهادات تامین کنندگان را دریافت و تایید کنید.
– قرارداد و سفارش تامین کننده:
یک سیستم مدیریت تامین کننده و خرید کالا و خدمات به شما کمک می کند تا با استفاده از ویژگی هایی مانند ایجاد قرارداد، تایید قرارداد، اصلاح قرارداد، لغو قرارداد و غیره، قراردادها و سفارشات را با تامین کنندگان خود مذاکره و نهایی کنید. یک سیستم مدیریت تامین کننده و خرید کالا و خدمات نیز به شما کمک می کند تا با استفاده از ویژگی هایی مانند اعلان ها، یادآوری ها، هشدارها و غیره با تامین کنندگان خود ارتباط برقرار کرده و هماهنگ کنید.
– تحویل تامین کننده و کیفیت:
سیستم مدیریت تامین کننده و خرید کالا و خدمات به شما کمک می کند تا با استفاده از ویژگی هایی مانند وضعیت تحویل، تایید تحویل، تایید تحویل، تحویل و کیفیت کالاها و خدمات را از تامین کنندگان خود پیگیری و نظارت کنید. ، پذیرش تحویل و غیره سیستم مدیریت تامین کننده و خرید کالا و خدمات نیز به شما کمک می کند با استفاده از ویژگی هایی مانند بازرسی کیفیت، ممیزی کیفیت، گزارش کیفیت و غیره از کیفیت و انطباق کالاها و خدمات از تامین کنندگان خود اطمینان حاصل کنید.
– پرداخت و ارزیابی تامین کننده:
سیستم مدیریت تامین کننده و خرید کالا و خدمات به شما کمک می کند تا با استفاده از ویژگی هایی مانند تولید فاکتور، تایید فاکتور، پرداخت فاکتور، اختلاف فاکتور و غیره، پرداخت و ارزیابی تامین کنندگان خود را پردازش و مدیریت کنید. سیستم مدیریت تامین کننده و خرید کالا و خدمات نیز به شما کمک می کند تا با استفاده از ویژگی هایی مانند ارزیابی عملکرد، رتبه بندی عملکرد، بازخورد عملکرد و غیره، عملکرد و رضایت تامین کنندگان خود را اندازه گیری و بهبود بخشید.
سیستم مدیریت تامین کننده و خرید کالا و خدمات چگونه کار می کند
سیستم مدیریت تامین‌کننده و خرید کالا و خدمات با خودکارسازی و ساده‌سازی تامین‌کننده شما و فرآیند مدیریت خرید، از منابع و قرارداد تا پرداخت و ارزیابی، کار می‌کند.
در اینجا یک گردش کار معمولی از نحوه عملکرد سیستم مدیریت تامین کننده و خرید کالا و خدمات ارائه شده است:
-مرحله 1: تامین کنندگان را بیابید و انتخاب کنید:
می توانید از سیستم مدیریت تامین کنندگان و خرید کالاها و خدمات برای ارسال الزامات و مشخصات خرید خود استفاده کنید و تامین کنندگان را به مناقصه دعوت کنید. همچنین می‌توانید از سیستم مدیریت تأمین‌کننده و خرید کالا و خدمات برای جستجو و مرور در میان مجموعه‌ای از تأمین‌کنندگان تأیید شده و تأیید شده استفاده کنید و از آنها دعوت به نقل‌قول کنید. سپس می توانید از سیستم مدیریت تامین کنندگان و خرید کالاها و خدمات برای مقایسه و ارزیابی تامین کنندگان بر اساس پروفایل ها، نمونه کارها، رتبه بندی ها، بررسی ها و غیره استفاده کنید. همچنین می توانید از سیستم مدیریت تامین کنندگان و خرید کالا و خدمات برای انجام استفاده کنید. مصاحبه، تست و ارزیابی انجام دهید و بهترین تامین کنندگان را برای خرید خود انتخاب کنید.
-مرحله 2: مذاکره و نهایی کردن قراردادها و سفارشات:
می توانید از سیستم مدیریت تامین کنندگان و خرید کالا و خدمات برای مذاکره و نهایی کردن قراردادها و سفارشات با تامین کنندگان خود با استفاده از ویژگی هایی مانند ایجاد قرارداد، تایید قرارداد استفاده کنید. اصلاح، لغو قرارداد و … همچنین می توانید از سیستم مدیریت تامین کنندگان و خرید کالا و خدمات برای ارتباط و هماهنگی با تامین کنندگان خود با استفاده از امکاناتی مانند اطلاع رسانی، یادآوری، هشدار و غیره استفاده کنید.
– مرحله 3: پیگیری و نظارت بر تحویل و کیفیت:
می توانید با استفاده از ویژگی هایی مانند تحویل، از سیستم مدیریت تامین کننده و خرید کالا و خدمات برای پیگیری و نظارت بر تحویل و کیفیت کالا و خدمات از تامین کنندگان خود استفاده کنید. وضعیت، تایید تحویل، تایید تحویل، پذیرش تحویل و غیره. همچنین می توانید با استفاده از ویژگی هایی مانند بازرسی کیفیت، کیفیت، از سیستم مدیریت تامین کننده و خرید کالا و خدمات برای اطمینان از کیفیت و انطباق کالا و خدمات از تامین کنندگان خود استفاده کنید. حسابرسی، گزارش کیفیت و غیره
-مرحله 4: پردازش و مدیریت پرداخت و ارزیابی:
می توانید از سیستم مدیریت تامین کننده و خرید کالا و خدمات برای پردازش و مدیریت پرداخت و ارزیابی تامین کنندگان خود با استفاده از ویژگی هایی مانند تولید فاکتور، تایید فاکتور، استفاده کنید. پرداخت فاکتور، اختلاف فاکتور و … همچنین می توانید با استفاده از ویژگی هایی مانند ارزیابی عملکرد، رتبه بندی عملکرد، بازخورد عملکرد و … از سیستم مدیریت تامین کنندگان و خرید کالا و خدمات برای اندازه گیری و بهبود عملکرد و رضایت تامین کنندگان خود استفاده کنید.
مزایای سیستم مدیریت تامین کننده و خرید کالا و خدمات
یک سیستم مدیریت تامین کننده و خرید کالا و خدمات می تواند چندین مزیت را هم برای کسب و کار شما و هم برای تامین کنندگان شما فراهم کند، مانند:
– ساده سازی و استانداردسازی فرآیند مدیریت تامین کننده و خرید:
یک سیستم مدیریت تامین کننده و خرید کالا و خدمات می تواند به شما کمک کند تا تامین کننده و فرآیند مدیریت خرید خود را ساده و استاندارد کنید و کار دستی، خطاها و تاخیرها را کاهش دهید. یک سیستم مدیریت تامین کننده و خرید کالاها و خدمات نیز می تواند به شما کمک کند تا یک پایگاه داده متمرکز و به روز از تامین کنندگان و خریدهای خود ایجاد و نگهداری کنید و دید و کنترل شما را بهبود می بخشد.
– کاهش هزینه های عملیاتی و اداری:
یک سیستم مدیریت تامین کننده و خرید کالا و خدمات می تواند به شما کمک کند تا با بهینه سازی استفاده، تخصیص و بودجه تامین کننده، هزینه های عملیاتی و اداری خود را کاهش دهید و اطمینان حاصل کنید که بهترین ارزش را برای خود دریافت می کنید. پول یک سیستم مدیریت تامین کننده و خرید کالا و خدمات نیز می تواند به شما کمک کند تا با دیجیتالی کردن و خودکارسازی تامین کننده و فرآیند مدیریت خرید، هزینه های کاغذ و چاپ خود را کاهش دهید و نیازی به اسناد و مدارک فیزیکی نداشته باشید.
– بهبود کارایی و بهره وری کار:
یک سیستم مدیریت تامین کننده و خرید کالا و خدمات می تواند به شما کمک کند تا کارایی و بهره وری کاری خود را بهبود ببخشید، از طریق اینکه شما را قادر می سازد در هر زمان، هر مکان و با استفاده از هر دستگاهی به تامین کنندگان و خریدهای خود دسترسی داشته باشید و آنها را مدیریت کنید. یک سیستم مدیریت تامین کننده و خرید کالاها و خدمات نیز می تواند با ارائه اطلاعات و داده های به موقع و دقیق در مورد تامین کنندگان و خریدهای شما، بهبود کارایی و بهره وری کاری به شما کمک کند و تصمیم گیری و حل مشکل شما را افزایش دهد.
– اطمینان از کیفیت کار و انطباق:
یک سیستم مدیریت تامین کننده و خرید کالا و خدمات می تواند به شما کمک کند تا از کیفیت و انطباق کار خود اطمینان حاصل کنید، با اطمینان از اینکه تامین کنندگان شما با استانداردها و مقررات شما مطابقت دارند و اعتبار قانونی، مالی و اعتبار شما را به حداقل می رساند. خطرات سیستم مدیریت تامین‌کننده و خرید کالا و خدمات نیز می‌تواند به شما کمک کند تا با نظارت و تأیید تحویل و کیفیت کالاها و خدمات از سوی تامین‌کنندگان، از نقص، خطا و دوباره کاری جلوگیری کنید، از کیفیت و مطابقت کار خود اطمینان حاصل کنید.
-افزایش عملکرد و رضایت تامین کننده: سیستم مدیریت تامین کننده و خرید کالا و خدمات می تواند به شما کمک کند تا عملکرد و رضایت تامین کننده خود را با پیدا کردن و انتخاب بهترین تامین کنندگان برای خرید خود، مطابق با نیازها و انتظارات خود، افزایش دهید. یک سیستم مدیریت تامین کننده و خرید کالا و خدمات نیز می تواند به شما کمک کند تا عملکرد و رضایت تامین کننده خود را افزایش دهید، با ارائه اطلاعات، منابع و ابزار لازم برای انجام وظایف خود، افزایش بهره وری و کارایی آنها.
نتیجه گیری
سیستم مدیریت تامین‌کننده و خرید کالا و خدمات، یک راه‌حل نرم‌افزاری است که به شما کمک می‌کند کل تامین‌کننده و چرخه عمر خرید خود را خودکار و ساده کنید، از یافتن و انتخاب تا پرداخت و ارزیابی. یک سیستم مدیریت تامین کننده و خرید کالا و خدمات می تواند به شما کمک کند تا تامین کننده و فرآیند مدیریت خرید خود را بهبود بخشید، هزینه ها را کاهش دهید، کارایی را افزایش دهید و کیفیت و انطباق را تضمین کنید. سیستم مدیریت تامین کننده و خرید کالا و خدمات ابزاری حیاتی برای هر کسب و کاری است که می خواهد از فرآیند مدیریت تامین کننده و خرید خود نهایت استفاده را ببرد.
سیستم مدیریت تامین کننده و خرید کالا و خدمات و نرم افزار تدارکات هر دو راه حل های نرم افزاری هستند که به شما در مدیریت خرید از تامین کنندگان کمک می کنند. با این حال، سیستم مدیریت تامین‌کننده و خرید کالا و خدمات، جامع‌تر و پیشرفته‌تر از یک نرم‌افزار تدارکات است، زیرا به شما کمک می‌کند تا تامین‌کنندگان خود را مدیریت کنید، از منابع و صلاحیت گرفته تا پرداخت و ارزیابی. یک نرم افزار تدارکات محدودتر و اساسی تر است، زیرا فقط به شما کمک می کند تا خریدهای خود را مدیریت کنید، از درخواست و تأیید گرفته تا تحویل و دریافت.
سیستم مدیریت تامین کننده و خرید کالا و خدمات را می توان به راحتی با سیستم ها و ابزارهای موجود شما مانند حسابداری، موجودی، ERP، CRM و غیره ادغام کرد. سیستم مدیریت تامین کننده و خرید کالا و خدمات معمولا یکپارچه سازی های مختلفی را ارائه می دهد گزینه هایی مانند API ها، افزونه ها و غیره.
– سیستم مدیریت تامین کننده و خرید کالا و خدمات می تواند امنیت و حریم خصوصی داده ها و اطلاعات شما را با استفاده از اقدامات و ویژگی های امنیتی مختلف مانند رمزگذاری، احراز هویت، مجوز، پشتیبان گیری، فایروال و غیره تضمین کند. همچنین می‌توانید از سیستم مدیریت تامین‌کننده و خرید کالا و خدمات برای تنظیم و مدیریت دسترسی و مجوزها استفاده کنید. تامین کنندگان و کارمندان شما و همچنین نظارت و بازرسی فعالیت ها و اقدامات آنها.