در مورد مدیریت اسناد و مدارک به صورت سیستمی چه اطلاعاتی دارید؟
سیستم مدیریت اسناد و مدارک، یک سیستم نرم افزاری شامل مجموعه‌ای از روش‌ها و فرایندهایی است که به سازمان ها کمک می کند تا اسناد و مدارک خود را به صورت سیستماتیک و مرتب در بخش‌های مختلف مدیریتی در دسترس داشته باشند. این سیستم شامل ابزارهایی مانند ذخیره و بازیابی اسناد، مدیریت دسترسی، تغییر و بهبود فرآیندهای کاری، حفاظت از اطلاعات حساس و غیره می باشد.
اطلاعات موجود در سیستم مدیریت اسناد و مدارک شامل اسناد رسمی سازمان، قراردادها، گواهینامه ها، گزارش ها، نامه ها، ایمیل ها، فاکتورها، تصاویر، ویدئوها و غیره است. این سیستم به صورت یکپارچه با سایر سیستم های سازمانی مانند سیستم های مالی، منابع انسانی، مدیریت پروژه و غیره کار می کند تا اطلاعات به صورت مرتب و دقیق در دسترس کاربران قرار گیرد.
سامانه مدیریت اسناد و مدارک به دنبال اهدافی مانند:
- مشاهده و بررسی اسناد سازمان و بهبود فرایند مدیریت آنها
- بهبود بخشیدن قابلیت دسترسی، کاهش ریسک از دست رفتن و یا اشتباه شدن اطلاعات
- کاهش هزینه‌های مرتبط با مدیریت اطلاعات
- صرفه‌جویی در فضای ذخیره‌سازی با استفاده از جلوگیری از ایجاد فایل‌های تکراری، سایزبندی مناسب، طراحی و …
- ایجاد و تنظیم اسناد به صورت سیستماتیک
- بهبود مستندسازی اطلاعات و امکان دسترسی به اسناد طبق کنترل دسترسی‌های تعیین شده،
- امکان مدیریت همزمان بر روی اسناد توسط چندین کاربر