در مورد بایگانی الکترونیک معاملات چه اطلاعاتی دارید؟
بایگانی الکترونیک معاملات (Electronic Transaction Archiving) یا به اختصار ETA، به معنای ذخیره و نگهداری اسناد و محتوای مرتبط با یک معامله الکترونیکی است. این بایگانی به منظور حفظ اسناد و مدارک معاملات الکترونیکی و همچنین جلوگیری از تغییر، حذف یا تقلب در اسناد استفاده می‌شود. بایگانی الکترونیک معاملات شامل اطلاعاتی مانند تاریخچه معاملات، قراردادها، تفاهم‌نامه‌ها، صورت‌های حساب فاکتورها، رسیدهای پرداخت و سایر اسناد مربوط به معاملات است که می تواند عملیات جستجو، بازیابی و درخواست و در دسترس بودن سند های مرتبط را به راحتی برای کاربر فراهم کند.
بایگانی الکترونیک معاملات با ارائه راهکارهای مختلف بسته به نوع سازمان و پروژه، می‌تواند به صورت عادلانه پروژه را تقسیم کرد. برای ارائه سریع اسناد معاملات به متقاضیان، شما می‌توانید از راهکارهای زیر استفاده کنید:
- ایجاد سیستم الکترونیکی اسناد: با ایجاد سیستم الکترونیکی اسناد معاملات، می‌توانید سرعت ارائه و دسترسی به این اسناد را بالا برده و به طور خودکار دسترسی به اطلاعات را به متقاضیان ارائه دهید.
- استفاده از سیستم های مدیریت سند: با استفاده از سیستم های مدیریت سند، می‌توانید اسناد را به سرعت جستجو کرده و به متقاضیان ارائه دهید، به عنوان مثال می‌توانید از ابزارهای مثل Dropbox و Google Drive استفاده کنید.
- استفاده از راهکارهای بهینه سازی فرآیند: با بهینه سازی فرآیند ارائه سند معاملات، می‌توانید زمان لازم برای انجام کارها را کاهش داده و به متقاضیان ارائه سریع اطلاعات را فراهم کنید.
- تصویربرداری اصلی اسناد: با تصویربرداری اصلی اسناد معاملات، می‌توانید به طور سریع نسخه دیجیتالی اسناد را به متقاضیان ارائه دهید. روش هایی مثل اسکن کردن اسناد و تبدیل آن به PDF یا دیجیتال کردن قراردادهای الکترونیکی می‌تواند مفید باشد.
- توسعه یک پایگاه داده قابل دسترس: با ایجاد یک پایگاه داده قابل دسترس، می‌توانید به طور سریع به اطلاعات معاملات دسترسی پیدا کنید و به متقاضیان ارائه دهید.
از جمله مزایای بایگانی الکترونیک معاملات می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- حفظ تاریخچه و سند سازگار با قوانین و مقررات
- مقاومت در برابر تغییرات و دسترسی به سند‌ها در آینده
- محافظت از حقوق مالکیت فکری
- بهبود امنیت اطلاعات و جلوگیری از به دست آمدن آنها توسط افراد ناشناس
- مدیریت کارآیی و بهبود کیفیت مطالب و سند اختصاصی